ホームページ更新は、対象のURLと変更前後を揃えてから依頼します。「この案内を直したい」という希望を、担当者が確認できる箇所と文章に分けましょう。変更する範囲、素材、確認する画面、公開判断を残す依頼票を用意しました。まだ決まっていないことは、推測せず未決として渡します。
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CRAFTのサービス詳細を見る →何を渡す？更新依頼は5つの欄に分けます
まず一つのページと一つの更新目的を選び、次の欄を埋めます。サイト全体の改修を一度に頼む前に、どの状態へ変えたいかを同じ票で見られるようにする提案です。
| 依頼票の欄 | 書く内容 | 未決の扱い |
|---|---|---|
| 1. 対象 | ページURL、見出し、現在の文章、確認日 | 似たページで代用しない |
| 2. 変更前後 | どの文を何へ替えるか、残す部分はどこか | 希望と承認済みを区別する |
| 3. 素材と担当 | 画像や資料の所在、使用を確認した範囲、依頼を確認する人 | 許可や所在が不明なら確認待ち |
| 4. 確認する画面 | 下書きの参照先、見る箇所、確認した端末 | 下書き確認を実公開と同一視しない |
| 5. 公開判断 | 公開を決める人、適用する日、公開後に確認するURL | 公開日時が未定なら未定と残す |
この票は記事の提案で、特定の会社の承認経路や契約条件を示しません。更新できる権限を誰が持つか、公開を誰が決めるかは、自社と制作担当との取り決めを確認してください。
どこまで直す？変更する部分と残す部分を指定します
変更後の文章だけでなく、現在のどの箇所に対応するかを示します。別のページにも同じ案内がある場合は、それぞれを更新の対象に含めるか記録しましょう。
- 対象のURLを開き、見出しや現在の文を控えます。トップページへのリンクだけで終わらせず、該当する場所まで示します。
- 変更後の文を用意し、「差し替え」「追加」「残す」のどれかを記入します。削除したい場合も、対象範囲を担当へ確認する項目にします。
- 同じ案内が別のページにないか、調べた範囲を残します。未確認のページを一括して更新済みとは扱わないようにします。
- 文言がまだ決まっていない部分は、確定文と混ぜず、確認したい点として別に書きます。
たとえば季節の案内を追加する場面で、本文だけでなく一覧の見出しも変えたいなら、二つの箇所を依頼票へ書きます。これは架空の使い方であり、実際の店舗の更新結果ではありません。
更新を続ける担当体制を見直したい場合は、更新が続かない時の運用体制と使い分けてください。本稿は、頻度や担当者数の目安を作らず、一度の依頼を具体化するために使います。
素材はどう渡す？使えるものと確認待ちを分けます
素材の参照先と、何の用途で使ってよいかを確認した範囲を残します。画像が手元にあることだけで、公開して使えると決めないようにしましょう。
依頼票へは、確認済みの画像や資料の所在、表示したい説明、確認する担当を書きます。人物や顧客の情報が入る素材は、そのまま共有する前に社内の扱いを確認してください。パスワード、管理画面の認証情報、顧客の生データを更新依頼文へ貼り付ける方法は勧めません。
ファイルを置いたことと担当者が内容を確認したことは分けます。誰が見るか、どの版を見るかが揃わなければ、確認待ちとして残してください。AIで文章案を作る場合も、存在しない条件や実績が足されていないか、元資料と照らす提案です。
制作の相談に向けて見せたい内容を整理する時は、CRAFTの制作サンプルを確認するところから、どのページの更新を頼みたいか決める方法があります。
確認したら公開済み？下書きと実際のURLを分けます
下書きで文が直っていることと、公開中のページが変わったことを別々に確認します。確認画面への参照と、実公開後に見るURLを依頼票の別の欄へ残してください。
Google サイトの「公開前にサイトの新しい変更内容を確認する」公式ヘルプでは、前回公開後の下書きと現在の公開版を左右に並べて確認できます。同じく「サイトを公開して共有する」公式ヘルプでは、プレビューで表示レイアウトを選ぶ方法を説明しています。左右比較とプレビューの画面・操作はGoogle サイト固有であり、他のCMSに下書き、同じ比較画面、または同じ公開手順があるとは限りません。
別のサービスでも、担当者へ「下書きはどこで確認するか」「公開後はどのURLで確かめるか」を聞く材料になります。公開前の画面が合っていたという理由だけで、本番の更新を完了としないようにします。逆に、確認前に公開操作を行うことをこの票の手順にはしません。
表示が読みにくい場合は、変えた文章の誤りなのか、見出しやリンクの案内なのかを分けます。見出しとリンクの点検票へ、必要な確認を渡すこともできます。
途中で範囲が増えたら？元の依頼と追加分を分けます
追加で変えたい箇所が出たら、確認済みの依頼を上書きせず、追加分と判断待ちを分けて担当へ伝えます。確認していない変更まで、元の承認へ含めないための提案です。
画面を見て別の文章も直したくなった場合は、そのURLと変更前後を同じ形式で追加します。作業や公開の日が変わるかは、担当へ確認する項目として残します。費用や期間の目安をこの票だけで決めるものではありません。
| 現在の状態 | 次に確かめるもの |
|---|---|
| 変更後の文が未決 | 文を決める担当と確認する資料 |
| 下書きだけ確認済み | 公開判断と実公開後の確認URL |
| 素材の使用可否が不明 | 利用してよい範囲と確認担当 |
| 依頼の途中で追加変更 | 元の依頼との差分、確認と公開の条件 |
よくある質問は？未確認の範囲も依頼に添えます
すべてを自分で決めてから頼む必要はありません。分からない部分を確定した条件から分け、担当者に確認してほしいこととして添える方法です。
自分で更新するか外注するか、先に決めますか？
操作できる範囲と担当との取り決めを確認して選びます。どちらでも、対象URLと変更前後、確認する条件を揃える票は使えます。特定の方法が安い、成果が出るとは保証しません。
公開後に文章が違ったら、同じ依頼を送り直しますか？
先に現在のURLと変更された箇所を照らし、元の依頼のどこが未反映か確認します。同じ内容を重ねて処理する前に、担当へ状態を伝える提案です。
CRAFTの制作サンプルを確認する際も、更新依頼票から一つの目的とページを選んでみてください。